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ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS.1. IMPORTANCIA Y CONCEPTOS.El sub-sistema
de aplicación de recursos humanos en lo referente al análisis y
descripción de puestos es muy importante, ya que representa una fuerza motora
importante en el desarrollo productivo de las organizaciones en sentido
general, y de manera especial las ubicadas en nuestros países. En toda
organización es importante conocer las necesidades básicas de los recursos
humanos, estas necesidades se establecen a través de la Descripción
y Análisis de Cargos, que ayudan a organizar la división del trabajo y la
especialización de funciones. La descripción
de puestos hace referencia a las tareas, deberes y responsabilidades del
cargo, es el proceso de estructuración del trabajo y de designación de las
actividades de trabajo concretas de un individuo o grupo de individuos para
alcanzar determinados objetivos de la organización. Aborda la cuestión básica
de cómo han de desempeñarse los puestos, quién ha de desempeñarlos y donde
han de desempeñarse. El análisis
de puestos de trabajo es el “proceso de determinación y
comunicación de información pertinente relativa a la naturaleza de
puestos de trabajo concretos. Es la determinación de las tareas que
comprenden dichos puestos y de las destrezas, conocimientos, capacidades
y responsabilidades exigidas de los titulares para su desempeño correcto”. En
otras palabras, es el proceso de determinación, mediante la observación y el
estudio, de información pertinente
relativa a la naturaleza de puestos de trabajo concretos. El análisis de
puestos es la piedra angular de todas las funciones de los recursos humanos. Toda persona que
ocupa un cargo debe tener características compatibles con las especificaciones
del cargo (educación, experiencia, iniciativa, etc.), las actividades y tareas
que deberá realizar es el contenido del cargo que se está o se va a desempeñar. Es necesario que
se analicen y describan los cargos para poder determinar sus contenidos y
especificaciones y así tener la capacidad de administrar los recursos humanos
que se emplean en ellos. El análisis y
el diseño de puestos de trabajo están directamente relacionados. La mayoría
de los análisis se realizan sobre puestos de trabajo concretos existentes,
previamente diseñados. Pero al requerirse realizar un rediseño es infrecuente
que este sea consecuencia de un análisis de puestos de trabajos. El análisis de
puestos pretende estudiar y determinar los requisitos, responsabilidades y
condiciones que el puesto exige para desempeñarlo adecuadamente, en
cambio, la descripción de puestos se preocupa por el contenido del puesto, es
decir, que hace el ocupante, como lo hace, cuando lo hace y por que lo hace;
plasmando en un escrito las tareas o atribuciones que conforman el puesto,
imprimiéndole así su carácter distintivo respecto de los demás puestos de la
empresa. Si el proceso
del análisis de cargos está mal enfocado u obsoleto por falta de actualización
o seguimiento, entonces nos atrevemos a predecir que los demás procesos
que éste alimenta (evaluación del desempeño, movimientos del personal,
remuneraciones, entre otros) estarán realizándose ineficazmente porque el
proceso de actualización y seguimiento de las descripciones de puestos
representa un soporte vital para lograr el desarrollo dinámico y
productivo en la eficiencia del manejo del capital humano en las empresas.
Frecuentemente,
muchos de nuestros empresarios y ejecutivos reconocen en cuanto "a la forma
" el valor que tienen los procesos de mejora del capital humano, pero
"en el fondo" existe mucha ignorancia sobre que tanto nos puede
ayudar a mejorar nuestros niveles productivos. Es una pena que hoy en día escuchemos a empresarios y ejecutivos de grandes, medianas, pequeñas y por que no, de micro empresas, decir que su manual de descripción de puestos no les ha aportado nada y que la empresa consultora "Fulana de tal" los indujo a gastar inútilmente su dinero. Esto es común, o peor aún, que no se necesita el manual de puestos ya que las personas que trabajan saben con exactitud lo que deben hacer. Otro punto de vista común de aquellos es el que la gente no toma en cuenta las descripciones y análisis de puestos y por ello estas resultan ser ineficaces, o que no son necesarias debido al poco personal que tiene su empresa, concluyendo con el mismo resultado (no son importantes ni necesarias). Los puestos de trabajo constituyen la esencia misma de la productividad de una organización. Si están bien diseñados, la organización progresa hacia el logro de sus objetivos.
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